Rimborso carburante e rimborso chilometrico: cosa sono e come emetterli

Rimborso carburante e rimborso chilometrico: cosa sono e come emetterli

Come gestire al meglio le trasferte aziendali e i rimborsi spese ai dipendenti

Il rimborso carburante è un’indennità che spetta ai dipendenti che anticipano denaro all’azienda per l’acquisto di carburante nel momento in cui effettuano trasferte di carattere lavorativo. Ma il rimborso spese non è l’unica soluzione, un’impresa infatti può anche fornire delle carte carburate appositamente pensate per il rifornimento di veicoli aziendali. Il rimborso carburante non lo si deve confondere con il rimborso chilometrico, che è un’altra forma di indennità prevista per i lavoratori che effettuano trasferte all’interno o all’esterno del comune in cui è presente la sede lavorativa.

In questo articolo parleremo nel dettaglio del rimborso benzina, del rimborso chilometrico dipendenti e di alcuni strumenti, come le carte carburante, che possono aiutare le imprese a diminuire i costi e migliorare i loro servizi.

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Rimborso spese dipendenti per viaggi aziendali

I rimborsi spese ai dipendenti sono delle indennità che l’impresa eroga per coloro che hanno sostenuto dei costi, ad esempio per il carburante, durante delle trasferte o dei viaggi aziendali.

Ciò a cui sia dipendente che azienda devono prestare attenzione sono le modalità di pagamento dei beni e servizi di cui si usufruisce in viaggio e che si vogliono annotare nelle note spese. Per ottenere la fattura elettronica, e dunque detrarre l’IVA, è necessario che i metodi di pagamento siano tracciabili. Pagare in contanti non è quindi più accettabile secondo la normativa attuale.

Inoltre, è importante distinguere tra i diversi tipi rimborsi spese: rimborso spese benzina, rimborso forfettario e rimborso chilometrico. Vediamole nel dettaglio nei prossimi paragrafi partendo dal rimborso carburante.

Rimborso carburante dipendenti: cos’è e come richiederlo

Il rimborso carburante riguarda tutte le spese anticipate dal dipendente rispetto all’acquisto di benzina, diesel o carburanti alternativi fatto durante le trasferte aziendali fuori sede.

Affinché l’azienda possa procedere con il rimborso spese carburante e con il corretto calcolo spesa carburante, è necessario che il lavoratore presenti la corretta documentazione. Per corretta documentazione si intendono le note spese e i relativi giustificativi, cioè fatture e scontrini. Tali materiali sono infatti indispensabili per qualunque tipologia di rimborso analitico come il rimborso benzina dipendenti.

Ad oggi, con l’attuale normativa in vigore, non è più possibile pagare il carburante in contanti o con altri metodi non tracciabili, e accedere a vantaggi fiscali come il recupero dell’IVA. Per tale motivo, le aziende devono trovare soluzioni compatibili per i dipendenti in trasferta e che permettano anche la fatturazione elettronica. Tra questi, il più semplice e sicuro è la carta carburante.

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Rimborso carburante e carta carburante

La carta carburante è uno strumento pensato appositamente per il rifornimento di veicoli aziendali, dall’auto, al furgone fino al camion. Con le carte carburante è possibile non solo ottenere la fattura elettronica per il recupero dell’IVA, ma è anche possibile monitorare le spese fatte dai conducenti e ottenere sconti.

La carta carburante elettronica può essere collegata al conto aziendale oppure essere ricaricata ogni qualvolta lo si necessiti. In questo modo le aziende non devono più erogare un rimborso carburante ai dipendenti. Ciò risulta in un notevole risparmio di tempo e di costi di gestione amministrativa. Inoltre, non si incorrerà in errori di calcolo o nel rischio di uso improprio delle note spese e dei rimborsi in contanti.

Questo metodo di pagamento è sicuro e affidabile perché tutte le spese sono immediatamente visibili e tracciabili. In caso un dipendente ne faccia un uso non autorizzato o la fuel card venga rubata, può essere immediatamente bloccata.

Sono molti i vantaggi di utilizzare una carta carburante, come il risparmio di tempo e denaro e l’eliminazione del gravoso lavoro amministrativo. Utilizzando questa soluzione, la gestione delle spese per le trasferte, per i viaggi aziendali ed anche della flotta aziendale sarà più semplice per imprenditori, autotrasportatori, fleet manager e anche liberi professionisti.

Cos’è il rimborso forfettario?

Il rimborso carburante o rimborsi benzina, di cui parlavamo sopra, è un rimborso analitico nel senso che è calcolato esattamente rispetto a quanto il dipendente ha speso. In caso di uso di carte carburante, l’addebito sul conto corrente aziendale è esattamente pari a quello speso dal dipendenti.

Il rimborso forfettario invece è un compenso erogato stabilito in anticipo (solitamente dai CCNL di riferimento) e dunque erogato al dipendente a prescindere dalla spesa reale che questo effettua.

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Rimborsi chilometrici cosa sono e a chi spettano

Il rimborso chilometrico, o rimborso spese auto, è un altro tipo di indennità di trasferta che i datori di lavoro devono erogare a tutti i lavoratori che viaggiano per lavoro. Tale rimborso è riconosciuto e regolamentato da una normativa specifica.

Per il calcolo del valore del rimborso km bisogna basarsi su delle tabelle realizzate con scadenza annuale dall’ACI (Automobile Club Italia). Per definire quanto va erogato in rimborso spese chilometrico è necessario tenere conto di:

  • Di chi è il mezzo utilizzato, la proprietà;
  • Modello del mezzo utilizzato;
  • Alimentazione del mezzo, tipologia di carburante;
  • Il numero dei km percorsi;
  • Limiti di esenzione e deducibilità secondo la normativa;
  • Luogo in cui si è effettuata la trasferta.

Come calcolare il costo chilometrico e il rimborso spese km?

Dunque, per calcolare il rimborso chilometrico dovuto ai dipendenti bisogna prendere in considerazione diversi fattori e il modo migliore per farlo è consultare le tabelle ACI. Queste tabelle infatti permettono di calcolare velocemente il valore del rimborso in relazioni alla tipologia dei veicoli, ai prezzi aggiornati del carburante e ai km percorsi.

Le tabelle ACI sono pubblicate con cadenza annuale e sono sempre accompagnate da un software che agevola il calcolo per i datori da lavoro. Basterà inserire tutti i dati relativi al viaggio forniti dai lavoratori e il programma restituirà il rimborso chilometrico da erogare e dunque la scheda rimborso chilometrico.

Acquisto di carburante all’estero: come dedurre le spese

Acquisto di carburante all’estero: come dedurre le spese

Si può dedurre il costo dell’acquisto di carburante all’estero? Come funziona per imprese e P.IVA

Le spese sostenute all’estero da liberi professionisti e imprese sono deducibili? Questa è una domanda ricorrente tra i professionisti che viaggiano per lavoro e che vorrebbero dedurre i costi sostenuti. In particolare riguardo all’acquisto di carburante all’estero la normativa è complessa.

Di per sé la legge non permette la deducibilità dei costi del carburante perché non vige il principio di territorialità. Tuttavia l’impresa o il libero professionista può inoltrare la richiesta del rimborso rifornimenti carburante all’estero effettuati ai sensi dell’art. 38-bis1 del DPR 633/72 ovvero presentando un’istanza all’Agenzia delle Entrate tramite un modulo specifico.

In questo articolo capiremo perché i costi dell’acquisto carburante all’estero sono deducibili e come funziona per i professionisti.

Fattura elettronica per il rifornimento di veicoli di liberi professionisti e imprese

In Italia il rimborso dell’IVA sul costo del carburante è possibile. Un professionista con sede in Italia e che fa rifornimento sempre in Italia può facilmente dedurre i costi e detrarre l’IVA. Dal primo gennaio del 2019 però vige l’obbligo della fattura elettronica.

Ciò significa che per dedurre le spese in Italia, per i soggetti passivi IVA, basterà acquistare il carburante attraverso metodi tracciabili. Un modo è quello di dotarsi di carte carburante. Queste carte sono l’evoluzione delle schede carburante e permettono ai professionisti di gestire semplicemente le fatture e quindi il rimborso.

Trattamento iva acquisto carburante estero: come funziona per l’acquisto di carburante all’estero?

Si possono detrarre le spese dell’acquisto di carburante all’estero?

L’acquisto di carburante effettuato in altri paesi non soddisfa il principio di territorialità. Per questo motivo il rifornimento è territorialmente rilevante nel paese di riferimento e non in Italia. Detto in parole semplici non è consentito il rimborso iva carburante estero per rifornimenti effettuati in stazioni di servizio sia UE che extra-UE.

Tuttavia, come chiarito dall’Agenzia delle Entrate è possibile chiedere il rimborso (se presente la registrazione fattura acquisto carburante estero) dell’imposta assolta dai soggetti passivi italiani in altri paesi sia facenti parte dell’Unione Europea che fuori dalla comunità europea. Notiamo che il rimborso sul carburante estero deve:

 

  • Riferirsi ad un periodo di tempo non minore di un trimestre solare e non superiore da un anno solare (può essere un periodo minore di tre mesi in caso sia la parte residua di un anno solare);
  • Essere superiore a 400€ se la richiesta è relativa ad un periodo infrannuale (il rimborso può essere superiore a 50€ se chiesto per l’intero anno solare).
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Rimborso dell’imposta assolta dai soggetti passivi italiani in Paesi UE

Ai sensi dell’art. 38-bis1 del DPR 633/72 si può richiedere il rimborso sulle spese carburante sostenute all’estero ma in paesi dentro la comunità europea presentando un’istanza tramite un portale online all’Agenzia delle Entrate.

Rimborso dell’imposta assolta dai soggetti passivi italiani in Paesi extra UE

Ai sensi dell’ex art. 38-ter del DPR n. 633/72 è possibile richiedere il rimborso delle spese sul carburante avvenute in paesi extra UE purché con tali paesi esistano degli accordi di reciprocità. Questo sempre presentando un’istanza all’Agenzia delle Entrate.

Chi può richiedere il rimborso dei costi sul carburante acquistato fuori dall’Italia

Esplicitando l’Articolo 38-bis1 del DPR 633/72 “I soggetti passivi stabiliti nel territorio dello Stato che hanno assolto l’imposta in un altro Stato membro in relazione a beni e servizi ivi acquistati o importati, possono chiederne il rimborso a detto Stato membro presentando un’istanza all’Agenzia delle entrate tramite apposito portale elettronico”.

L’Agenzia delle Entrate provvederà poi a chiedere il rimborso allo Stato in cui si è svolta la transazione.

Questo eccetto che il richiedente:

  • Non abbia svolto all’estero un’attività d’impresa, arte o professione;
  • Abbia effettuato operazioni esenti o che non danno diritto alla detrazione;
  • Si sia avvalso del regime dei contribuenti minimi;
  • Si sia avvalso del regime speciale per i produttori agricoli.

In caso l’Agenzia delle Entrate, per i suddetti motivi, non invii la richiesta di rimborso provvederà a notificare il richiedente.