Travel manager: come risparmiare sui viaggi aziendali

Travel manager: come risparmiare sui viaggi aziendali

Fatturazione elettronica, carte carburante, sicurezza e budgeting: tutte le soluzioni per risparmiare sui tuoi viaggi aziendali

I viaggi aziendali hanno costi molto ingenti e utilizzano un’ampia fetta delle risorse aziendali. Per questo motivo avere in azienda una figura appositamente dedicata all’organizzazione e al budgeting dei viaggi di lavoro significa risparmio.

Il travel manager si occupa della preparazione, della concretizzazione e della rendicontazione degli spostamenti oltre che della sicurezza e del benessere dei lavoratori che si spostano. Nonostante molte società non reputino essenziale il travel management, questo è un settore in crescita e con grande potenzialità.

In questo articolo vedremo nel dettaglio cosa fa un travel manager e la travel risk management policy. Inoltre, vedremo gli strumenti a disposizione delle imprese per rendere i viaggi di lavoro più economici senza fare compromessi sulla soddisfazione dei lavoratori. Tra questi le carte carburante, le carte prepagate e i software automatizzati per le prenotazioni.

 

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Business travel manager cosa fa

Il business travel manager è una figura dedicata alla progettazione e all’organizzazione di tutte le trasferte lavorative. Quando l’azienda deve far fronte a tanti viaggi di lavoro durante l’anno, i costi possono diventare proibitivi e dunque sarebbe opportuno pianificare una strategia di travel management ottimizzata.

Fino a qualche tempo fa le funzioni proprie del travel manager erano svolte da amministratori o dalle risorse umane che però risultano poco competenti in materia. Per tutte quelle realtà che hanno necessità di fare ricorrenti trasferte lavorative è una buona scelta quella di reclutare una figura specializzata nell’ottimizzazione dei processi di viaggio. Alcune delle competenze specifiche saranno budgeting, networking, gestione dei rischi ecc.

Compiti e responsabilità del travel manager nelle PMI e nelle grandi imprese

Vediamo ora più nello specifico di cosa si occupa il corporate travel manager nelle imprese:

  • Organizzazione e pianificazione dei viaggi business: ci si aspetta dunque che tale figura sia in grado di pianificare, con o senza l’aiuto di apposite piattaforme di gestione viaggi (pre-trip), monitorare (on-trip) e rendicontare (post-trip) le trasferte di lavoratori.
  • Redigere le politiche di viaggio e gestire i potenziali rischi legati agli spostamenti: attraverso la travel policy e la risk travel policy, chi si occupa degli spostamenti deve creare linee guida chiare per i lavoratori in viaggio.
  • Essere sempre disponibile per eventuali problemi: quando insorgono particolari problematiche, sia a livello di sicurezza che a livello di gestione, il travel manager deve riuscire a risolverle dando assistenza ai viaggiatori.
  • Rendicontazione e budgeting: questa figura gestisce tutto ciò che riguarda il lato amministrativo e burocratico. Attraverso una gestione ottimizzata del budget e una rendicontazione ad hoc, il manager deve conciliare le necessità dell’azienda con il benessere dei lavoratori.
  • Non solo spostamenti dall’azienda ma anche in azienda: il travel manager si occupa anche della sistemazione e dell’organizzazione di eventuali visite dei clienti in azienda.
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Dalle carte carburante ai software di prenotazione: gli strumenti utili per risparmiare sui viaggi aziendali

Un viaggio di lavoro è un processo complesso in cui figurano vari fornitori come gestori di hotel, noleggiatori di auto, ristoratori e dove entrano in gioco sistemi di pagamento internazionali e non, fatture e molto altro.

Il travel manager deve essere in grado di ottimizzare ogni processo e per farlo talvolta può ricorrere a soluzioni digitali e automatizzate. Vediamo le più comuni e le più utili anche per PMI che non possono investire in una figura specializzata.

Noleggio breve termine e carte carburante

Quando le trasferte da gestire sono brevi e vicine all’azienda, o riguardano eventi sporadici, allora tra le soluzioni più economiche c’è il noleggio a breve termine (da qualche ora a 30 giorni). L’azienda, senza dover acquistare mezzi di proprietà o firmare contratti lunghi può dare in dotazione un mezzo noleggiato ai propri lavoratori. I fornitori sono molti, tra i più affidabili Europcar e Ubeeqo.

Per ottimizzare i costi del trasporto i viaggiatori potranno essere dotati di carte carburante o di buoni carburante che permettono anche di godere di vantaggiosi sgravi fiscali sul carburante. Per sapere la differenza e quale conviene di più clicca qui.

Piattaforma di prenotazione viaggi aziendali

Se la mole di trasferte e di dati da gestire sono considerevoli, allora l’azienda potrebbe pensare di dotarsi di un software per la gestione dei viaggi aziendali. Automatizzare il flusso, dalla prenotazione alla rendicontazione, può semplificare molto il lavoro del travel manager ed anche ottimizzare i costi.

Carte prepagate aziendali

Per gestire al meglio le spese che un lavoratore affronta durante il viaggio, tra le soluzioni più ottimizzate troviamo le carte prepagate aziendali. Attraverso la centralizzazione dei pagamenti si avrà una gestione migliore delle spese e una semplificazione della rendicontazione.

Non solo, attraverso le più moderne carte prepagate, il personale amministrativo o il travel manager avranno accesso in tempo reale ai pagamenti effettuati e al saldo della carta. Tra i migliori fornitori di carte aziendali prepagate troviamo TBS.

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Travel risk management per arginare i potenziali rischi dei viaggi aziendali

Per travel risk management si intendono tutte quelle politiche volte alla valutazione e alla gestione dei rischi in cui possono incorrere i lavoratori che viaggiano.

Tra i rischi che vanno tenuti in considerazione e per cui il travel manager deve provvedere a stilare delle procedure sono:

  • Condizioni sanitarie o di igiene;
  • Problemi geo-politici come guerre o disastri ambientali;
  • Requisiti come vaccini, tamponi, green pass;
  • Procedure speciali per categorie a rischio come donne o membri della comunità lgbt+.

Per far fronte ad eventuali problematiche, il travel manager deve stilare un piano di crisi, cioè una lista di previsioni e linee guida oltre che consigli per i lavoratori a rischio.

Differenze tra mobilty manager e travel manager

Travel manager o mobility manager: quali sono le differenze?

Il travel manager come abbiamo visto si occupa principalmente della gestione delle trasferte e dei viaggi di lavoro dei dipendenti o dei dirigenti di un’azienda. Il mobility manager invece gestisce la mobilità dei dipendenti nei loro tragitti casa lavoro e redige il “piano spostamenti casa lavoro”. Tale documento, che va presentato dalle aziende entro fine Dicembre, ha come obiettivo l’organizzazione dei trasporti dall’azienda alle case dei lavoratori.

Analisi delle modalità di spostamento e redazione di piani che incentivino il work-life balance e la sostenibilità sono le principali mansione del mobility manager.