Come gestire al meglio le trasferte aziendali e i rimborsi spese ai dipendenti

Il rimborso carburante è un’indennità che spetta ai dipendenti che anticipano denaro all’azienda per l’acquisto di carburante nel momento in cui effettuano trasferte di carattere lavorativo. Ma il rimborso spese non è l’unica soluzione, un’impresa infatti può anche fornire delle carte carburate appositamente pensate per il rifornimento di veicoli aziendali. Il rimborso carburante non lo si deve confondere con il rimborso chilometrico, che è un’altra forma di indennità prevista per i lavoratori che effettuano trasferte all’interno o all’esterno del comune in cui è presente la sede lavorativa.

In questo articolo parleremo nel dettaglio del rimborso benzina, del rimborso chilometrico dipendenti e di alcuni strumenti, come le carte carburante, che possono aiutare le imprese a diminuire i costi e migliorare i loro servizi.

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Rimborso spese dipendenti per viaggi aziendali

I rimborsi spese ai dipendenti sono delle indennità che l’impresa eroga per coloro che hanno sostenuto dei costi, ad esempio per il carburante, durante delle trasferte o dei viaggi aziendali.

Ciò a cui sia dipendente che azienda devono prestare attenzione sono le modalità di pagamento dei beni e servizi di cui si usufruisce in viaggio e che si vogliono annotare nelle note spese. Per ottenere la fattura elettronica, e dunque detrarre l’IVA, è necessario che i metodi di pagamento siano tracciabili. Pagare in contanti non è quindi più accettabile secondo la normativa attuale.

Inoltre, è importante distinguere tra i diversi tipi rimborsi spese: rimborso spese benzina, rimborso forfettario e rimborso chilometrico. Vediamole nel dettaglio nei prossimi paragrafi partendo dal rimborso carburante.

Rimborso carburante dipendenti: cos’è e come richiederlo

Il rimborso carburante riguarda tutte le spese anticipate dal dipendente rispetto all’acquisto di benzina, diesel o carburanti alternativi fatto durante le trasferte aziendali fuori sede.

Affinché l’azienda possa procedere con il rimborso spese carburante e con il corretto calcolo spesa carburante, è necessario che il lavoratore presenti la corretta documentazione. Per corretta documentazione si intendono le note spese e i relativi giustificativi, cioè fatture e scontrini. Tali materiali sono infatti indispensabili per qualunque tipologia di rimborso analitico come il rimborso benzina dipendenti.

Ad oggi, con l’attuale normativa in vigore, non è più possibile pagare il carburante in contanti o con altri metodi non tracciabili, e accedere a vantaggi fiscali come il recupero dell’IVA. Per tale motivo, le aziende devono trovare soluzioni compatibili per i dipendenti in trasferta e che permettano anche la fatturazione elettronica. Tra questi, il più semplice e sicuro è la carta carburante.

Rimborso carburante e carta carburante

La carta carburante è uno strumento pensato appositamente per il rifornimento di veicoli aziendali, dall’auto, al furgone fino al camion. Con le carte carburante è possibile non solo ottenere la fattura elettronica per il recupero dell’IVA, ma è anche possibile monitorare le spese fatte dai conducenti e ottenere sconti.

La carta carburante elettronica può essere collegata al conto aziendale oppure essere ricaricata ogni qualvolta lo si necessiti. In questo modo le aziende non devono più erogare un rimborso carburante ai dipendenti. Ciò risulta in un notevole risparmio di tempo e di costi di gestione amministrativa. Inoltre, non si incorrerà in errori di calcolo o nel rischio di uso improprio delle note spese e dei rimborsi in contanti.

Questo metodo di pagamento è sicuro e affidabile perché tutte le spese sono immediatamente visibili e tracciabili. In caso un dipendente ne faccia un uso non autorizzato o la fuel card venga rubata, può essere immediatamente bloccata.

Sono molti i vantaggi di utilizzare una carta carburante, come il risparmio di tempo e denaro e l’eliminazione del gravoso lavoro amministrativo. Utilizzando questa soluzione, la gestione delle spese per le trasferte, per i viaggi aziendali ed anche della flotta aziendale sarà più semplice per imprenditori, autotrasportatori, fleet manager e anche liberi professionisti.

Cos’è il rimborso forfettario?

Il rimborso carburante o rimborsi benzina, di cui parlavamo sopra, è un rimborso analitico nel senso che è calcolato esattamente rispetto a quanto il dipendente ha speso. In caso di uso di carte carburante, l’addebito sul conto corrente aziendale è esattamente pari a quello speso dal dipendenti.

Il rimborso forfettario invece è un compenso erogato stabilito in anticipo (solitamente dai CCNL di riferimento) e dunque erogato al dipendente a prescindere dalla spesa reale che questo effettua.

Rimborsi chilometrici cosa sono e a chi spettano

Il rimborso chilometrico, o rimborso spese auto, è un altro tipo di indennità di trasferta che i datori di lavoro devono erogare a tutti i lavoratori che viaggiano per lavoro. Tale rimborso è riconosciuto e regolamentato da una normativa specifica.

Per il calcolo del valore del rimborso km bisogna basarsi su delle tabelle realizzate con scadenza annuale dall’ACI (Automobile Club Italia). Per definire quanto va erogato in rimborso spese chilometrico è necessario tenere conto di:

• Di chi è il mezzo utilizzato, la proprietà;
• Modello del mezzo utilizzato;
• Alimentazione del mezzo, tipologia di carburante;
• Il numero dei km percorsi;
• Limiti di esenzione e deducibilità secondo la normativa;
• Luogo in cui si è effettuata la trasferta.

Come calcolare il costo chilometrico e il rimborso spese km?

Dunque, per calcolare il rimborso chilometrico dovuto ai dipendenti bisogna prendere in considerazione diversi fattori e il modo migliore per farlo è consultare le tabelle ACI. Queste tabelle infatti permettono di calcolare velocemente il valore del rimborso in relazioni alla tipologia dei veicoli, ai prezzi aggiornati del carburante e ai km percorsi.

Le tabelle ACI sono pubblicate con cadenza annuale e sono sempre accompagnate da un software che agevola il calcolo per i datori da lavoro. Basterà inserire tutti i dati relativi al viaggio forniti dai lavoratori e il programma restituirà il rimborso chilometrico da erogare e dunque la scheda rimborso chilometrico.