Rimborso carburante e rimborso chilometrico: cosa sono e come emetterli

Rimborso carburante e rimborso chilometrico: cosa sono e come emetterli

Come gestire al meglio le trasferte aziendali e i rimborsi spese ai dipendenti

Il rimborso carburante è un’indennità che spetta ai dipendenti che anticipano denaro all’azienda per l’acquisto di carburante nel momento in cui effettuano trasferte di carattere lavorativo. Ma il rimborso spese non è l’unica soluzione, un’impresa infatti può anche fornire delle carte carburate appositamente pensate per il rifornimento di veicoli aziendali. Il rimborso carburante non lo si deve confondere con il rimborso chilometrico, che è un’altra forma di indennità prevista per i lavoratori che effettuano trasferte all’interno o all’esterno del comune in cui è presente la sede lavorativa.

In questo articolo parleremo nel dettaglio del rimborso benzina, del rimborso chilometrico dipendenti e di alcuni strumenti, come le carte carburante, che possono aiutare le imprese a diminuire i costi e migliorare i loro servizi.

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Rimborso spese dipendenti per viaggi aziendali

I rimborsi spese ai dipendenti sono delle indennità che l’impresa eroga per coloro che hanno sostenuto dei costi, ad esempio per il carburante, durante delle trasferte o dei viaggi aziendali.

Ciò a cui sia dipendente che azienda devono prestare attenzione sono le modalità di pagamento dei beni e servizi di cui si usufruisce in viaggio e che si vogliono annotare nelle note spese. Per ottenere la fattura elettronica, e dunque detrarre l’IVA, è necessario che i metodi di pagamento siano tracciabili. Pagare in contanti non è quindi più accettabile secondo la normativa attuale.

Inoltre, è importante distinguere tra i diversi tipi rimborsi spese: rimborso spese benzina, rimborso forfettario e rimborso chilometrico. Vediamole nel dettaglio nei prossimi paragrafi partendo dal rimborso carburante.

Rimborso carburante dipendenti: cos’è e come richiederlo

Il rimborso carburante riguarda tutte le spese anticipate dal dipendente rispetto all’acquisto di benzina, diesel o carburanti alternativi fatto durante le trasferte aziendali fuori sede.

Affinché l’azienda possa procedere con il rimborso spese carburante e con il corretto calcolo spesa carburante, è necessario che il lavoratore presenti la corretta documentazione. Per corretta documentazione si intendono le note spese e i relativi giustificativi, cioè fatture e scontrini. Tali materiali sono infatti indispensabili per qualunque tipologia di rimborso analitico come il rimborso benzina dipendenti.

Ad oggi, con l’attuale normativa in vigore, non è più possibile pagare il carburante in contanti o con altri metodi non tracciabili, e accedere a vantaggi fiscali come il recupero dell’IVA. Per tale motivo, le aziende devono trovare soluzioni compatibili per i dipendenti in trasferta e che permettano anche la fatturazione elettronica. Tra questi, il più semplice e sicuro è la carta carburante.

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Rimborso carburante e carta carburante

La carta carburante è uno strumento pensato appositamente per il rifornimento di veicoli aziendali, dall’auto, al furgone fino al camion. Con le carte carburante è possibile non solo ottenere la fattura elettronica per il recupero dell’IVA, ma è anche possibile monitorare le spese fatte dai conducenti e ottenere sconti.

La carta carburante elettronica può essere collegata al conto aziendale oppure essere ricaricata ogni qualvolta lo si necessiti. In questo modo le aziende non devono più erogare un rimborso carburante ai dipendenti. Ciò risulta in un notevole risparmio di tempo e di costi di gestione amministrativa. Inoltre, non si incorrerà in errori di calcolo o nel rischio di uso improprio delle note spese e dei rimborsi in contanti.

Questo metodo di pagamento è sicuro e affidabile perché tutte le spese sono immediatamente visibili e tracciabili. In caso un dipendente ne faccia un uso non autorizzato o la fuel card venga rubata, può essere immediatamente bloccata.

Sono molti i vantaggi di utilizzare una carta carburante, come il risparmio di tempo e denaro e l’eliminazione del gravoso lavoro amministrativo. Utilizzando questa soluzione, la gestione delle spese per le trasferte, per i viaggi aziendali ed anche della flotta aziendale sarà più semplice per imprenditori, autotrasportatori, fleet manager e anche liberi professionisti.

Cos’è il rimborso forfettario?

Il rimborso carburante o rimborsi benzina, di cui parlavamo sopra, è un rimborso analitico nel senso che è calcolato esattamente rispetto a quanto il dipendente ha speso. In caso di uso di carte carburante, l’addebito sul conto corrente aziendale è esattamente pari a quello speso dal dipendenti.

Il rimborso forfettario invece è un compenso erogato stabilito in anticipo (solitamente dai CCNL di riferimento) e dunque erogato al dipendente a prescindere dalla spesa reale che questo effettua.

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Rimborsi chilometrici cosa sono e a chi spettano

Il rimborso chilometrico, o rimborso spese auto, è un altro tipo di indennità di trasferta che i datori di lavoro devono erogare a tutti i lavoratori che viaggiano per lavoro. Tale rimborso è riconosciuto e regolamentato da una normativa specifica.

Per il calcolo del valore del rimborso km bisogna basarsi su delle tabelle realizzate con scadenza annuale dall’ACI (Automobile Club Italia). Per definire quanto va erogato in rimborso spese chilometrico è necessario tenere conto di:

  • Di chi è il mezzo utilizzato, la proprietà;
  • Modello del mezzo utilizzato;
  • Alimentazione del mezzo, tipologia di carburante;
  • Il numero dei km percorsi;
  • Limiti di esenzione e deducibilità secondo la normativa;
  • Luogo in cui si è effettuata la trasferta.

Come calcolare il costo chilometrico e il rimborso spese km?

Dunque, per calcolare il rimborso chilometrico dovuto ai dipendenti bisogna prendere in considerazione diversi fattori e il modo migliore per farlo è consultare le tabelle ACI. Queste tabelle infatti permettono di calcolare velocemente il valore del rimborso in relazioni alla tipologia dei veicoli, ai prezzi aggiornati del carburante e ai km percorsi.

Le tabelle ACI sono pubblicate con cadenza annuale e sono sempre accompagnate da un software che agevola il calcolo per i datori da lavoro. Basterà inserire tutti i dati relativi al viaggio forniti dai lavoratori e il programma restituirà il rimborso chilometrico da erogare e dunque la scheda rimborso chilometrico.

Gestione flotte: ridurre i costi con le carte carburante

Gestione flotte: ridurre i costi con le carte carburante

Come gestire le flotte aziendali e controllare le spese sul carburante

Implementare dei processi di gestione flotte è cruciale per ogni business con un parco mezzi. Se ottimizzati, questi processi permettono di risparmiare sulle spese e migliorare la qualità del proprio servizio. I fleet manager, cioè chi coordina le flotte aziendali, devono comprendere i costi fissi e variabili e intervenire nella loro gestione per ridurre le spese dove è possibile.

In questo articolo faremo una panoramica delle ultime novità nel campo del fleet management. Nello specifico tratteremo come risparmiare sul costo del carburante. La gestione delle spese per il rifornimento è tra i campi di applicazione del fleet management più interessante e con più potenzialità di risparmio. Vedremo dunque come utilizzare le carte carburante per una gestione flotte aziendali ottimizzata.

L’importanza di una corretta gestione flotte aziendali

La gestione della flotta aziendale si riferisce a tutti gli approcci e processi amministrativi che coordinano i veicoli e le pratiche del parco mezzi di un’azienda. Gli scopi sono l’efficienza dei servizi, la riduzione delle spese e l’adeguamento agli standard nazionali e internazionali.

L’aspetto più impegnativo del fleet management riguarda la gestione dei costi. I fleet manager hanno, come dicevamo, la responsabilità di ottimizzare le spese riguardanti il parco mezzi aziendale. Le opportunità in questo campo sono ampie e una corretta gestione flotte può migliorare i servizi e i profitti dell’azienda stessa.

Tra i compiti più importanti del fleet manager c’è il calcolo del costo totale di proprietà del parco mezzi. Il costo totale di proprietà si divide in costi fissi (come le rate di finanziamento o noleggio, il bollo, l’assicurazione, la manutenzione ordinaria, il personale ecc) e in costi variabili (come la manutenzione straordinaria, i pedaggi, le multe, il carburante ecc).

Tenere traccia e analizzare queste spese permette di implementare in azienda delle strategie ottimizzate ed efficaci per la gestione flotta aziendale. In questo modo si ridurranno i costi sia sul lungo che sul breve termine.

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Come ridurre le spese sul carburante del proprio parco mezzi

Tra i costi variabili che hanno più impatto sulla gestione dei veicoli troviamo il rifornimento di carburante. Il costo della materia prima non può ovviamente essere ridotto ma ci sono altri modi per agire su questa spesa in modo che pesi meno sul bilancio finale.

I fleet manager devono, in primo luogo, monitorare gli acquisti di carburante così da prevedere e ridurre le spese future. Per farlo è possibile dotare la propria azienda e i propri dipendenti delle carte carburante. Questi strumenti non solo permettono di avere sempre traccia di tutti i pagamenti ma anche di detrarre l’IVA e facilitare la rendicontazione.

La carta carburante è uno strumento fondamentale per le aziende che si affianca ai software di fleet management per ottimizzare i costi aziendali. I software gestione flotte aziendali permettono di monitorare non solo il carburante ma anche le rotte, i chilometri e i tempi di percorrenza dei mezzi; lo stile di guida degli autisti; lo stato del veicolo e molto altro. Per le aziende dunque deve essere una priorità investire in strumenti di gestione efficienti.

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Carta carburante e gestione flotte aziendali

Le carte carburante migliorano la gestione flotte del parco mezzi e riducono i costi aziendali. Ecco i principali vantaggi delle carte carburante utilizzate per la gestione flotte auto:

 

  • Rendicontazione più facile grazie alla fattura unica;
  • Rimborso dell’IVA sulle spese per il rifornimento;
  • Transazioni trasparenti e riduzione degli errori di segnalazione;
  • Pagamenti sicuri grazie alle restrizioni di spesa;

Attualmente sono molti i fornitori di carte carburanti sul mercato che si differenziano per caratteristiche come il costo, il numero e il tipo di stazioni di servizio convenzionate, altri benefit accessori inclusi, funzionalità online aggiuntive e altro. Scegliere la tessera carburante migliore per il tuo business è un processo che non andrebbe trascurato. Compariamo adesso i diversi tipi di carte carburante elencando i loro vantaggi per ogni tipo di flotta.

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Quale carta carburante è la migliore per la gestione flotte?

Tra i vari modi di classificazione delle carte petrolifere una delle più importanti riguarda il dove possono essere utilizzate. Troviamo dunque le fuel cards monomarca, multimarca e universali. Analizziamo ogni tipologia nel dettaglio.

Carta carburante aziendale monomarca

Le carte carburante monomarca sono utilizzabili solo nelle stazioni di rifornimento del brand che rivende la tessera carburante. Ad esempio la carta IP Plus può essere utilizzata solo nelle pompe di benzina IP.

Questa tipologia è ottima per le flotte che fanno sempre lo stesso tragitto e che vogliono la loro fedeltà premiata con sconti e premi.

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Carta carburante aziendale multimarca

Le carte carburante multimarca sono tra le più richieste dai fleet manager perché offrono più libertà. Di solito sono erogate da brand terzi che convenzionano la propria card carburante con varie marche di distributori. In questo modo la capillarità del servizio è maggiore e l’autista non dovrà preoccuparsi troppo su dove fare rifornimento. Questa tipologia si rivela ottima per le flotte che percorrono sempre tragitti diversi e che quindi hanno bisogno di flessibilità.

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Carta carburante aziendale universale

Infine esiste sul mercato la carta carburante universale. Questa tipologia è totalmente svincolata dal brand di appartenenza della stazione di rifornimento ed anzi permette di fare benzina anche alle pompe bianche. La fuel card universale è perfetta per chi cerca sempre il risparmio maggiore e il rifornimento più conveniente e non è costretto allo stesso percorso ogni giorno.

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